Digitalisierungsstrategie des Kreises voll im Zeitplan

(wS/red) Siegen-Wittgenstein 04.06.2020 | Über 12.000 Besuche auf Serviceportal SiWi-Online in den ersten acht Wochen

Die Umsetzung der Maßnahmen aus der Digitalisierungsstrategie des Kreises verläuft weitgehend planmäßig. Das macht Landrat Andreas Müller in einem Zwischenbericht deutlich, den er im Ausschuss für Personal, Finanzen und Liegenschaften am Donnerstag, 18. Juni, erstmals vorstellen wird. Ziel der Digitalisierungsstrategie ist es, eine höhere Dienstleistungsqualität zu erreichen, schnellere Verwaltungsprozesse zu ermöglichen und die Attraktivität der Arbeitsbedingungen innerhalb der Kreisverwaltung zu erhöhen. Dazu wurden Maßnahmen in sechs Handlungsfeldern erarbeitet: „Digitales Fundament“, „Digitaler Zugang zu Verwaltungsleistungen“, „Digitaler Arbeitgeber“, „Digitale Kompetenzen“, „Information, Transparenz und Nachhaltigkeit“ sowie „Innovation und Impulsgeber“.

Serviceportal SiWi-Online seit 17. März freigeschaltet

Etwas früher als geplant hat die Kreisverwaltung das Serviceportal SiWi-Online freigeschaltet. Seit dem 17. März kann man unter https://portal.siegen-wittgenstein.de gebündelt Online-Dienstleistungen des Kreises und Links zu Online-Angeboten weiterer Behörden aufrufen, wie z. B. BAFöG-Online, ELSTER Online, Familienkasse online, Führungszeugnisse online, Heimfinder NRW, Polizei NRW Internetwache, Schwerbehindertenrecht Online, Schüler Online, VEMAGS Großraum- und Schwertransporte. Außerdem gibt es für iKfz ein Link auf die Online-Zulassungsbehörde. Aktuell stehen zehn Online-Assistenten (sprich Online-Formulare), davon zwei mit E-Payment, und 36 externe Links zur Verfügung.

„Die Corona-Pandemie war für mich der Anlass zu sagen ‚wir gehen jetzt online‘, auch wenn die verfügbaren Angebote und Services noch nicht komplett waren und auch jetzt noch Schritt für Schritt ausgebaut werden“, sagt Landrat Andreas Müller: „Entscheidend war für mich aber, den Siegerländern und Wittgensteinern schon in den ersten Wochen des Lookdowns so viele ‚Behördengänge‘ wie möglich vom heimischen PC aus anzubieten, um unnötige Kontakte zu vermeiden“, so Müller.

Wobei die Auswertung der ersten acht Wochen zeigt: „Vom heimischen PC aus“ nutzt nur ein gutes Drittel der User die Online-Serviceangebote der Kreisverwaltung. Zwei Drittel haben mobil auf das Serviceportal zugegriffen. Für Technik-Interessierte: Knapp ein Drittel aller Besuche kam von Geräten, die die Software iOS nutzen.

Acht Online-Assistenten können ohne Anmeldung im Serviceportal genutzt werden. Für Online-Assistenten mit Bezahl-Funktion ist eine Anmeldung über das Servicekonto.NRW erforderlich: Bei hohem Vertrauensniveau mit der Online-Ausweisfunktion (eID), bei normalem Vertrauensniveau mit Benutzername und Passwort. Das reicht im Moment aber für alle angebotenen Dienstleistungen aus. E-Payment ist mit PayPal, paydirekt und giropay möglich.

Aktuell 10 bis 40 Nutzer täglich

111 Nutzer haben sich bisher mit dem Servicekonto.NRW im Portal registriert. Insgesamt wurden 655 Online-Formulare eingereicht. Dabei waren das Blühflächenprogramm des Kreises, der Anamnesebogen für Erwachsene und die Aktualisierung von Kfz-Halterdaten besonders häufig genutzte Service. „Insgesamt sprechen wir pro Service noch von Nutzerzahlen im unteren zweistelligen Bereich“, bilanziert der Landrat. Aber wir befinden uns auch noch ganz am Anfang einer Entwicklung, die aus meiner Sicht in Zukunft immer relevanter werden wird“, so Andreas Müller.

Während am Anfang täglich zwischen 100 und 300 Besucher zu verzeichnen waren, sind es im Moment zehn bis 40. „Offenbar wollten zu Beginn einfach mal einige Interessierte schauen, welche Angebote es gibt“, vermutet der Landrat. „Zum anderen waren aber gerade in den ersten Wochen auch die Anmeldeformulare für freiwillige Unterstützer im Rahmen der Corona-Aktion #siwihilft und für das Behelfskrankenhaus in Kredenbach ganz besonders gefragt“, so Müller. Seine Einschätzung: „Auch wenn für viele der direkte menschliche Kontakt und damit ‚der Besuch auf dem Amt‘ auf absehbarer Zeit noch der Normalfall bleiben wird, liegt in den Online-Dienstleistungen eine große Chance: Für Verwaltungsangelegenheiten, die man von zuhause aus erledigen kann, muss man nirgends hinfahren und sich auch nicht anstellen. Das spart viel Zeit, die man anders besser nutzen kann, und minimiert in Pandemiezeiten wie in jeder Grippe-Saison Ansteckungsrisiken.“

Digitaler Workflow, E-Akten, Home Office

Neben dem Serviceportal SiWi-Online geht der Zwischenbericht zur Digitalisierungsstrategie des Landrates auf weitere Bausteine und Projekte ein: So wurde für das Kreistagsinformationssystem und die Erstellung von Vorlagen bereits Anfang 2019 ein digitaler Workflow etabliert. In immer mehr Ämtern werden digitale E-Akten eingeführt und dabei dann auch der Scan alter Akten geprüft. Im Amt für Bauen und Wohnen sind die Bauakten der drei Wittgensteiner Kommunen bereits vollständig digitalisiert, gleiches gilt für Wilnsdorf. Für Burbach, Neunkirchen und Hilchenbach läuft das Einscannen des Alt-Aktenbestandes derzeit noch. Die Bauanträge aus dem Bereich der Gemeinde Wilnsdorf werden mit den beteiligten Behörden bereits vollständig im digitalen Workflow bearbeitet.

Um mit E-Akten optimal arbeiten zu können, haben 125 Arbeitsplätze inzwischen einen zweiten Monitor erhalten.

Für Telearbeit im Homeoffice wurde eine neue Dienstvereinbarung mit dem Personalrat geschlossen. Um von zuhause oder auch von unterwegs auf Fachverfahren der Kreisverwaltung zurückgreifen zu können, wurden aktuell 230 VPN-Zugänge für Mobile Goverment eingerichtet – ein Schritt, der sich gerade auch in Corona-Zeiten bewährt hat. Denn dies hat über die Dienstvereinbarung zur Telearbeit hinaus zahlreichen Mitarbeitern der Kreisverwaltung die Möglichkeit gegeben, zumindest vorübergehend im Home Office zu arbeiten.

Im Geoinformationsportal sind aktuell Informationen zu 19 Geothemen verfügbar. Die Regiestelle „Digitale Wirtschaft und Arbeitswelt“ wurde als Kristallisationspunkt der regionalen Wirtschaft etabliert.

Laufende Digitalisierungsprojekte

Aktuell in der Umsetzung befindet sich die flächendeckende Einführung der elektronischen Akte. Die Einführung des digitalen Rechnungsworkflow bzw. des digitalen Belegworkflow befindet sich im Testbetrieb. Für die Online-Terminvergabe wurde eine Software ausgewählt. Die Beauftragung des Unternehmens läuft. Beim Kita-Portal kommt es leider immer noch zu Verzögerungen durch den Softwarehersteller. Darüber hinaus nimmt der Kreis am Open-Data-Projekt der S-IT im Rahmen des Regionale-Projektes „Datendrehscheibe Südwestfalen“ teil, treibt den Ausbau des Breitband- und des schnellen Mobilfunknetzes voran und stärkt die „Gemeinsame Initiative Digitalisierung“ mit den Kommunen im Kreisgebiet und der Universität Siegen.

Unterm Strich fasst der Landrat zusammen, dass die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie des Kreises mit großem Engagement vorangetrieben wurde und. Müller dankt allen Mitarbeitenden, die sich hier mit viel Engagement eingebracht haben. Zumal manche Prozesse auch parallel liefen, mit hohem Schulungsaufwand und technischen Herausforderungen verbunden waren.

„Umso dankbarer bin ich für das, was wir innerhalb eines recht überschaubaren Zeitraumes erreicht haben“, bilanziert Müller – und blickt optimistisch nach vorne: „Einzelne kleinere Verzögerungen hat es zwar gegeben, z.B. durch Engpässe oder Terminabsagen von Softwarehäusern oder weil während der Corona-Pandemie nur sehr eingeschränkt Schulungen durchgeführt werden konnten. Unterm Strich liegen wir aber gut im Zeitplan und werden die noch vorgesehenen Maßnahmen fast punktgenau umsetzen können.“

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