Adieu „Papierkrieg“: Stadt Siegen setzt auf elektronische Vergabe

(wS/si) Siegen – Die Stadt Siegen nutzt ab 1. März 2015 eine elektronische Vergabe-Plattform. Dies bedeutet: Alle Unternehmen, die sich um Aufträge der Stadtverwaltung bewerben möchten, müssen sich künftig im Internet unter www.vergabe.rib.de als Bieter registrieren lassen. Mit der Umstellung, so hoffen die Verantwortlichen, können sowohl die Kommune als auch die Bieter künftig Kosten und Aufwand bei Vergabeverfahren reduzieren. Auch die Beachtung von Terminen und Fristen soll optimiert werden.

Durch eine entsprechende EU-Richtlinie (2014/24/EU) wurden die Mitgliedstaaten der Europäischen Union verpflichtet, u.a. die elektronische Abwicklung der Vergabeverfahren bis 2016 in nationales Recht umzusetzen. Die Einführung der E-Vergabe bei der Stadt Siegen zum 1. März 2015 trägt dem Rechnung und schafft für die Unternehmen wie für die Stadtverwaltung zudem eine Übergangsfrist, innerhalb derer die Abläufe an das neue Verfahren angepasst werden können. So werden bis auf weiteres die Vergabeverfahren zusätzlich in der bewährten Form bekanntgemacht und die Vergabeunterlagen auf Wunsch in Papierform gegen Kostenerstattung angeboten.

Im Vorfeld der Entscheidung wurde die Plattform ein halbes Jahr lang im Echtbetrieb getestet. Für die Zentrale Vergabestelle der Stadt Siegen mit Sitz im Rathaus Geisweid war es neben dem Testen der eigenen Abläufe auch wichtig, die Vergabeverfahren aus Sicht der Bieter begleiten zu können. Hierzu wurden Musterfirmen angelegt.

Bei der Nutzung der e-Vergabe-Plattform können sich die Bieter nach der Anmeldung, die einmalig mit 36 Euro zuzüglich Umsatzsteuer zu Buche schlägt, fortlaufend über aktuelle Ausschreibungen informieren. Weitere Kosten entstehen nicht, auch nicht beim Herunterladen von Unterlagen oder bei der Angebotsabgabe. Ebenso ist es nicht erforderlich, sich in jedem Jahr neu registrieren zu lassen. Die Nutzung der Vergabe-Plattform „rechnet“ sich, indem beispielsweise die Kosten für die Vergabeunterlagen in Papierform, für den Postversand und die Abholung entfallen.

Zusätzlich reduziert sich auch der zeitliche Aufwand für die Bearbeitung aktueller Ausschreibungen, da die Vergabeunterlagen inklusive der elektronischen Leistungsverzeichnisse heruntergeladen und in die Kalkulationsprogramme der Bieter eingepflegt werden können.

Die elektronische Vergabe macht es den Bietern zudem möglich, ihr Angebot bis unmittelbar vor der Angebotseröffnung abzugeben. Der Vergabestelle muss bis zum Submissionstermin lediglich ein unterschriebener Mantelbogen schriftlich vorliegen. Das Risiko von Angebotsausschlüssen wird durch eine elektronische Bearbeitung erheblich verringert. Submissionsergebnisse sind bei Bauvergaben im Internet unmittelbar nach dem Öffnungstermin einsehbar.

Die Einführung der E-Vergabe bringt nicht nur für Bieter zahlreiche Vereinfachungen mit sich, auch für die Stadtverwaltung ergeben sich Vorteile. Ein wesentlicher Vorteil ist, dass das komplette Vergabeverfahren von der Zusammenstellung der Unterlagen über die Bekanntmachung bis zur Zuschlagserteilung in einem durchgängigen, medienbruchfreien Verfahren abläuft und für alle beteiligten Stellen einsehbar ist. Nicht zu vergessen auch: Es entfällt u.a. der nicht unerhebliche Aufwand für die Vervielfältigung und den Versand der Unterlagen.

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