Wilnsdorf ist Pilotkommune in Sachen Digitales Rathaus

Verwaltung nimmt Schritt für Schritt Abschied vom Papier

(wS/red) Wilnsdorf 30.04.2018 | Dunkle Archive, bis zur Decke reichende Aktenschränke, unzählige Ordner und Mappen – und das Ganze nur mühsam zu durchsuchen: Diese angestaubte Vorstellung von Verwaltungsakten soll in Wilnsdorf bald der Vergangenheit angehören. Seit einiger Zeit werden die Arbeitsabläufe im Rathaus auf eine moderne, elektronische Aktenführung umgestellt. Bereits die Hälfte der Mitarbeiter nutzt das neue System.

Die Akte der Zukunft soll jederzeit und an jedem Arbeitsplatz per Mausklick zur Verfügung stehen. Um das zu erreichen, wurde ein Dokumenten-Management-System (DMS) installiert. Beim DMS handelt es sich um mehr als nur eine zentrale, digitale Aktenablage, wie Bürgermeisterin Christa Schuppler erläutert: „Mit der Software können wir im Idealfall alle Informationsflüsse bündeln und steuern, das gestaltet unsere Arbeitsabläufe effizienter und verbessert den Bürgerservice“. Mit der Einführung des DMS sind Mitarbeiter des Fachdienstes „Zentraler Service“ beauftragt, die das neue System selbst als Erste testeten.

Die Verwaltung der Gemeinde Wilnsdorf nimmt Schritt für Schritt Abschied vom Papier (Archivbild: Kay-Helge Hercher)

Das Dokumenten-Management-System erlaubt die Ablage aller Elemente an einem Ort, der kontinuierlich und ohne Zeitverlust allen zuständigen Mitarbeitern unter Berücksichtigung des Datenschutzes zugänglich ist. „Informationen sind viel schneller und einfacher aufzufinden“, fasst Schuppler zusammen, „außerdem wird eine Mehrfachaktenführung vermieden, weil die Informationen jederzeit amtsübergreifend geteilt werden können“. Langfristig könne sich ein weiterer Vorteil der digitalen Aktenführung bemerkbar machen: „Unser Platzbedarf wird sinken, weil Schritt für Schritt auch Teile der alten Papierakten ins DMS überführt werden“, so Schuppler.

Die neue, digitale Arbeitsweise wurde nicht als Hauruck-Aktion gestartet, berichtet Lisa Gottwald, die mit der Umsetzung betraut ist: „Wir binden einen Fachdienst nach dem anderen an, so gestaltet sich die Umstellung reibungsloser und wir können Lerneffekte berücksichtigen“. Inzwischen sind 45 von insgesamt 76 Bildschirmarbeitsplätzen an das DMS angebunden, die verbleibenden 40 % sollen bis Jahresende folgen.

Wilnsdorf ist Pilotkommune in Sachen Digitales Rathaus (Archivbild: Kay-Helge Hercher)

Damit Akten künftig elektronisch geführt werden können, ist es nicht mit der Anbindung von Arbeitsplätzen ans DMS getan. Vielmehr sind weitreichende Veränderungen im ganzen Rathaus nötig. „Aktuell bereiten wir die Einführung des digitalen Posteingangs vor“, erklärt Gottwald. Eingehende manuelle Post soll zentral gescannt und im DMS den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugeleitet werden, „das werden wir als erste Kommune im Kreis Siegen-Wittgenstein in Zusammenarbeit mit der Südwestfalen IT umsetzen“, fügt sie hinzu. In einem weiteren Pilotprojekt wird gemeinsam mit dem Kreis Siegen-Wittgenstein die Umsetzung des digitalen Bauantragsgenehmigungsverfahrens erprobt.

Mit der Einführung des Dokumenten-Management-Systems setzt die Gemeinde Wilnsdorf einen weiteren Punkt ihrer E-Government-Strategie um, die die elektronische Verwaltungsarbeit vorantreiben soll. Bereits vor drei Jahren wurde die papierlose Arbeit der Ratsmitglieder realisiert. Damals erhielten die 34 Ratsfrauen und -männer Tablet-PCs, mit denen sie jederzeit online auf das Ratsinformationssystem der Gemeinde Wilnsdorf zugreifen können. Dort stehen ihnen jederzeit alle benötigten Dokumente zur Verfügung. Der Gemeindeverwaltung ersparte dies seitdem das zeit- und kostenintensive Drucken und Versenden von über 200.000 Seiten Sitzungsunterlagen. Einen weiteren Beitrag in Sachen E-Government leistet auch die neugestaltete und kürzlich präsentierte Website der Kommune, mit ihrem weiter wachsenden Angebot an Online-Diensten.

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