Gemeinde Wilnsdorf zieht positive Bilanz nach einem halben Jahr digitalem Sitzungsdienst

Papierlos beraten und entscheiden

(wS/wi) Wilnsdorf – Seit Januar 2015 arbeitet der Rat der Gemeinde Wilnsdorf papierlos. Die Halbjahresmarke nutzte jetzt die Verwaltung, um Bilanz zu ziehen. Bürgermeisterin Christa Schuppler zeigt sich sehr zufrieden mit der modernen Arbeitsweise.

Ohne Papier, aber mit „mobilem Endgerät“ läuft seit Jahresbeginn die Gremienarbeit des Wilnsdorfer Gemeinderates. (Foto: Gemeinde Wilnsdorf)

Ohne Papier, aber mit „mobilem Endgerät“ läuft seit Jahresbeginn die Gremienarbeit des Wilnsdorfer Gemeinderates. (Foto: Gemeinde Wilnsdorf)

Vor Einführung der digitalen Gremienarbeit erhielten die Mitglieder des Gemeinderates die Sitzungsunterlagen per Post. Im vergangenen Jahr machte sich die Verwaltung die Mühe, deren Umfang zu ermitteln. Auf 33.000 Druckseiten kamen Einladungen, Vorlagen und Niederschriften für die 26 Sitzungen des Rates und der Ausschüsse im Jahr 2013. Das Sortieren und die Versandvorbereitungen nahmen für jede Sitzung mindestens eine Stunde Arbeitszeit in Anspruch, hinzu kam im Nachhinein der Druck und Versand der Niederschriften.

Zeit und Kosten, die die Kommune jetzt spart. Denn statt zum Papierbündel greifen die 34 Ratsmitglieder jetzt zum iPad. Das wurde ihnen für ihre Mandatsarbeit von der Gemeinde Wilnsdorf zur Verfügung gestellt. Mit einer vorinstallierten Software können die Ratsherren und -frauen bequem auf alle benötigten Unterlagen zugreifen, sie direkt anschauen, in ihnen recherchieren, Kommentare verfassen oder Markierungen vornehmen. „Die mobile Gremienarbeit ist nicht nur zeit- und kostengünstiger, sondern erleichtert den Mandatsträgern auch ihre Arbeit“, fasst Schuppler zusammen.

Eine Nutzungsvereinbarung zwischen der Gemeinde und jedem Ratsmitglied regelt die Handhabe des Geräts. Und natürlich wurde im Ratssaal auch die benötigte Infrastruktur zur Verfügung gestellt, damit alle Mandatsträger während der Sitzung mit ihren mobilen Endgeräten arbeiten können. „Es gab einige wenige Zweifler, aber inzwischen sind die Ratsmitglieder von den Vorteilen der digitalen Sitzungsarbeit überzeugt, die Systemumstellung hat reibungslos funktioniert“, freut sich die Bürgermeisterin.

Ein Kommentar von wirSiegen.de-Redakteur Kay-Helge Hercher:

Kay-Helge Hercher

Kay-Helge Hercher

Natürlich ist es gut, wenn die Verwaltung der Gemeinde Wilnsdorf versucht Kosten einzusparen und den Weg zur digitalen Gremienarbeit eingeschlagen hat, allerdings stellt sich für mich die Frage, ob es unbedingt notwendig war, den Ratsmitgliedern für die Dauer ihrer Ratszugehörigkeit die Geräte kostenfrei zur Verfügung zu stellen. Man sollte bedenken, dass eine solche Investition für die Gemeinde Wilnsdorf kein Pappenstiel ist.

Die Anschaffungskosten für die iPads betrugen etwa 15.000 Euro, hinzu kamen ca. 4.000 Euro an Server- und Softwarekosten. Die laufenden Kosten werden ab Jahr 2 bei ungefähr 1.200 Euro im Jahr liegen. Hochgerechnet auf die gesamte Wahlzeit der Ratsmitglieder von 5 Jahren bedeutet das, die papierlose Ratsarbeit kostet etwa 24.000 Euro. Die herkömmliche Gremienarbeit mit Papierunterlagen würde für die gesamte Wahlzeit ca. 30.000 Euro kosten.

Meiner Meinung nach sollte es heutzutage Standard sein, dass man, wenn man im Rat und für die Bürger mehr oder weniger aktiv ist, im Besitz eines eigenen Laptops oder Tablets ist und nicht auf die „Dauerleihgabe“ der Verwaltung angewiesen ist. Zu Gunsten der Verwaltung sollte aber nicht unerwähnt bleiben, dass die Angehörigen des Kreistages, die zugleich im Wilnsdorfer Rat sitzen, kein iPad erhalten haben, da sie bereits ein Gerät vom Kreis zur Verfügung gestellt bekommen haben.

Es ist natürlich sehr schön, wenn man so ein wirklich schickes iPad „für lau“ erhält, das im Endeffekt aber sicherlich zum großen Teil auch privat genutzt wird.

Warum wurde eigentlich keine kostengünstigere und von den Funktionen her ausreichende Alternative angeschafft, sondern vielmehr die auf die Öffentlichkeit eher wie Statussymbole wirkenden iPads?

Im Fall der Gemeinde Wilnsdorf, die auf jeden Cent schauen muss, wäre es gegenüber der Bevölkerung ein schöner Zug gewesen, wenn man beispielsweise derart verfahren wäre, dass die Ratsmitglieder sich an den Anschaffungskosten des iPads beteiligen. Das wäre sicherlich kein Problem gewesen, da jeder in den Rat entsandte Vertreter eine monatliche Aufwandsentschädigung erhält. Nach Ende der Legislaturperiode hätten die Geräte dann in den Besitz der jeweiligen Nutzer übergehen können, da iPads und dergleichen durch den technisch rasanten Fortschritt nach fünf Jahren sowieso überholt sind. So sähe dann verantwortungsvoller Umgang mit Steuergeldern aus!

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